摘要：本文将探讨新入职员工无法提交离职证明时，HR应该如何处理，包括了与员工的沟通、寻求上级领导帮助、向相关机构查询等方法，以确保公司的合规和员工的权益。

了解问题原因

当员工无法提交离职证明时，HR首先需要了解具体的问题原因。可能是因为员工刚刚毕业或第一次就业，还没有过离职的经历。也有可能是员工之前的公司已经关闭或改制，无法联系到之前的雇主。还有一种情况是员工之前的公司并不配合提供离职证明。

与员工进行沟通

HR应该与员工进行充分的沟通，了解到员工的具体情况，并帮助员工解决问题。如果员工确实无法提供离职证明，HR可以要求员工提供其他证明材料，例如工资单、劳动合同、社保缴纳证明等。

寻求上级领导帮助

如果员工之前的公司已经关闭或改制，无法联系到之前的雇主，HR可以寻求上级领导的帮助，向当地劳动局或人力资源和社会保障部门查询员工的离职情况。这样既可以解决问题，也可以保障公司的合规。

向相关机构查询

如果员工之前的公司并不配合提供离职证明，HR可以向相关机构查询员工的离职情况，例如劳动局、社保局等。如果机构能够提供相关证明，则员工可以提供这些证明以代替离职证明。

建立员工档案

无论员工是否能够提供离职证明，HR都应该建立完整的员工档案。包括员工的个人信息、劳动合同、工资单、社保缴纳证明、考勤记录等。这样可以为公司的合规和员工的权益提供保障。

在员工无法提交离职证明的情况下，HR需要与员工进行充分的沟通，了解具体情况，并寻求上级领导和相关机构的帮助，以确保公司的合规和员工的权益。同时，建立完整的员工档案也是非常重要的。这样可以为公司的管理和运营提供保障。